104117647_278342716649329_6313547730669322816_n

Dodano 22 czerwca 2020 Do Aktualności

RST Software Masters w obliczu pandemii [wywiad]

O działaniach HR-owych (także tych nietypowych!), jakie podjęło RST Software Masters w związku z pandemią, o tym, jak udało pogodzić się prace zdalną z obowiązkami zawodowymi i jak ich firmę zmieniły ostatnie miesiące rozmawiamy z Robertem Zatyckim z RST Software Masters.

Jak wyglądały początki firmy w trakcie pandemii?
Pierwsze działania wprowadziliśmy już na początku marca, kiedy jeszcze nie było wiadomo, co się wydarzy. Były to informacje o tym, co już wiemy – czyli w jaki sposób wirus się przenosi, jak możemy temu zapobiegać dbając o higienę i własną odporność, kiedy nie przychodzić do biura i pracować z domu, a kiedy szukać pomocy medyków. Jednocześnie firma dbająca o czystość naszych pomieszczeń, zapewniła nam środki dezynfekcji i dezynfekcję wszelkich możliwych powierzchni, które mogłyby być źródłem zakażenia. Niby standardowe działania, jednak to, co było ważne dla pracowników wybrzmiało również już na samym początku – “każdy z nas ma inny poziom poczucia bezpieczeństwa” – dlatego każdy, kto czuje taką potrzebę, już teraz może zamknąć się w domu i pracować zdalnie. Kilka osób skorzystało z tej możliwości, jednak już w kolejnym tygodniu okazało się, że zamknięte zostaną przedszkola i szkoły, co szybko zmusi znacznie więcej osób do pracy na odległość. Przechodzimy zatem na pracę zdalną! Taki sposób pracy nie był dotychczas rozpowszechniony ani szczególnie wspierany w RST, ponieważ nasza kultura opiera się na relacjach między ludźmi, a w naszej opinii do relacji niezbędna jest fizyczna obecność. Zespoły same organizują sobie zadania, pracują we własnych pokojach, mają swoje zwyczaje i rytuały, a tu nagle znajdujemy się w nowej sytuacji, którą trzeba oswoić i zaadaptować w taki sposób, aby nie stracić tego, co dla nas ważne. Jak to zrobić? Oczywiście tak, jak pracujemy na co dzień – zwinnie, fragment po fragmencie – często sprawdzając, czy nasze działania przynoszą oczekiwane efekty. Dlatego na próbę wytypowaliśmy kilka zespołów, aby zobaczyć jak nowa formuła pracy się sprawdzi. Specjaliści od infrastruktury zadbali o sprzęt, aby każdy mógł zorganizować sobie pracę w domu, zapewnili dostępy i niezbędne narzędzia.

Co okazało się największym zaskoczeniem w pracy zdalnej?
Zaskoczenia wielkiego nie było, za to szybko okazało się, że radzimy sobie z tym całkiem nieźle! Wspólne zasady, komunikacja, narzędzia, realizacja zadań – wszystko zadziałało bez zarzutu. Wkrótce cała firma przeszła w tryb online i zaczęliśmy pracować ze swoich domów. W pracy na odległość największą troskę należy przykładać do wspólnie ustalonych zasad i właściwej komunikacji – tu nieocenieni okazali się nasi scrum masterzy, czyli ludzie odpowiedzialni za procesy projektów i doprowadzanie ich do szczęśliwego końca. Dla nich praca w rozproszeniu nie była problemem, bo na co dzień funkcjonują pomiędzy kilkoma zespołami. Dlatego służyli wsparciem reszcie organizacji. Zaproponowali nowe rytuały, możliwe do wprowadzenia na odległość, a tak potrzebne dla naszych relacji. Wyszukali, sprawdzili i zrecenzowali narzędzia do pracy zdalnej. Na wewnętrznej platformie komunikacji zebrali informacje i wnioski z pierwszych tygodni. Powstał niezbędnik porządkujący wiedzę w tym temacie i solidnie opisany zestaw narzędzi potrzebnych do zdalnego odwzorowania naszych codziennych praktyk. Podzieliliśmy się tą wiedzą w artykule na naszym blogu. I stało się jasne, że robimy to dobrze! Dobrze do tego stopnia, że kolejny PI Planning (naprawdę duże planowanie kolejnego stopnia rozwoju systemu, w którym przez dwa dni uczestniczy jednocześnie ponad dwadzieścia kilkuosobowych zespołów) odbył się w zdalnej formie.

Co było największym wyzwaniem?
Niebawem się okazało, że pracując tak razem, a jednak osobno, dotykani jesteśmy cichą izolacją. Izolacją na kilku płaszczyznach – począwszy od samotności we własnych pokojach, brakiem codziennych interakcji, brakiem rozmów kubek w kubek przy kawie albo brakiem możliwości przysłowiowego wygadania się do kolegów i koleżanek z zespołu. To samo dotyczyło relacji z naszymi klientami, które w tej sytuacji musiały zostać przeniesione na inny poziom. Trudniej było spotkać się z zespołem i omówić bieżące sprawy, więc trzeba było zatroszczyć się o właściwą i skuteczną komunikację, ale także o zaufanie naszych partnerów. Do tego dochodził częsty brak komfortu pracy w domu. Bo wiadomo, że warunki domowe często dalekie są od zacisza własnego biurka w zespole, który rozumie twoje potrzeby i nastroje. Praca z rodziną, praca obok dzieci, gdzie na niewielkiej powierzchni każdy ma coś swojego do zrobienia, może frustrować i wpływać na spadek samopoczucia. Dlatego, aby pomóc sobie i nie tylko sobie, nagraliśmy kolejne odcinki cyklu Drive with IT o tym, jak sobie radzić w pracy na odległość, jak nie oszaleć pracując z domu i jak zadbać o zaufanie klientów, gdy nie możemy się spotkać i rozmawiać. W każdym z odcinków dzieliliśmy się doświadczeniem i wiedzą, która mogła przydać się każdemu, kogo zaczynała dotykać udręka pracy w izolacji. Praktyczne porady, gotowe rozwiązania i sposoby do szybkiego wdrożenia w codzienność. Niby niewiele, a jednak proste recepty na zachowanie dobrej kondycji zawodowej i psychicznej – wystarczyło posłuchać i skorzystać! Bo w naszej pracy niezwykle ważna jest głowa wolna od szumu problemów – bez tego nie ma co marzyć o innowacyjnych pomysłach i rozwiązaniach, z których możemy być dumni.

Wspomniałeś o trudach pracy zdalnej i konieczności dzielenia swojej przestrzeni do pracy z dziećmi, które np. odbywały lekcję online. Jak się programuje w domu z dziećmi? Co zrobiliście, aby wesprzeć rodziców?
Tak zwana “zdalna edukacja” skutkowała godzinami spędzanymi wraz z dziećmi nad lekcjami, a po ich odrobieniu, chaosem czasu wolnego na ograniczonej przestrzeni. Trzeba było go opanować, bo inaczej nie było możliwości, aby usiąść do swojej pracy. Dlatego pracujący u nas rodzice mogli elastycznie dostosować godziny do trybu dnia swojej rodziny. Praca o świcie albo w nocy przestała być czymś niezwykłym – dostosowaliśmy się do warunków, w jakich się znaleźliśmy. Pracujący rodzice nadal mogli – jeśli tylko chcieli i potrzebowali – korzystać z naszych biur otwartych przez całą dobę. Aby było bezpiecznie, biura były codziennie dezynfekowane i stale wyposażone w środki niezbędne do pracy i współpracy. Można było zaszyć się w którymś z pokoi i spokojnie robić swoje. Dodatkowo, jeśli ktoś nie miał możliwości pozostawienia dziecka w domu, mógł mu zapewnić na pewien czas rozrywkę w naszym play roomie, a sobie czas na pracę w skupieniu. Był to rodzaj, powiedzmy, stacjonarnej pracy zdalnej.

Empatia, wyrozumiałość, cierpliwość – bez tych elementów nie moglibyśmy sobie poradzić. I przestrzeganie zasad, na które umówiliśmy się przy pracy online – na przykład ustawianie statusów dostępności i statusów stanu pracy. Tutaj ważne było informowanie zespołu o przerwach, opóźnieniach w zadaniach albo o całkowitej niedostępności dla innych. Powody zaburzeń codziennego trybu pracy bywały rozmaite, ale nikt tego nie próbował wartościować ani oceniać, zgodnie z zasadą, że dla każdego z nas coś innego może być kluczowym w tym momencie problemem. Dlatego RST podeszło bardzo elastycznie do potrzeb i możliwości pracy wszystkich swoich pracowników. Wymyśliliśmy również atrakcje dla dzieci, aby trochę odciążyć rodziców pracujących zdalnie w swoich domach.

Jakie zajęcia zostały zaprojektowane dla dzieci?
Nasza graficzka Waleria przygotowała poradnik lepienia cudów z plasteliny. W cyklicznych odcinkach pokazywała krok po kroku, jak ulepić miłego zwierzaka i jak poprawiać zdolności manualne. Odcinek za odcinkiem powstawała kolorowa farma, której wielkość zależała jedynie od chęci i wyobraźni. Dla niektórych dzieci był to pierwszy kontakt z tak usystematyzowanym procesem ułatwiającym twórczą swobodę. Okazało się to niezwykle inspirujące nie tylko dla dzieci, bo był to jakiś pomysł na wspólne spędzanie wolnego czasu – nie obok siebie, ale razem. Skutki tej twórczości prezentowały się raz lepiej, raz gorzej, niemniej można było zaangażować energię w coś przyjemnego i kreatywnego. Potem już tylko należało podzielić się efektami lepianek na wspólnym kanale i wymyślać sobie kolejne wyzwania. Na bazie tego, co pokazywała Waleria, powstawały kolejne stwory i przedmioty, które wysypywały się z dziecięcej wyobraźni – postacie z bajek, gier i filmów. I okazało się, że zamiast zamawiać nową zabawkę, można było ją sobie po prostu zrobić. To był naprawdę fajny pomysł.

Z pomocą dla rodziców przyszedł także nasz MeetHub, który na co dzień przygotowuje śniadania dla wszystkich pracowników (podczas pandemii spotykamy się na wspólnych śniadaniach jedynie przed kamerami) i organizuje rozmaite wydarzenia – nie tylko kulinarne. W czasie izolacji Kasia i Agata podrzucały nam przepisy na proste dania, możliwe do przygotowania z dziećmi i przez dzieci. Ciasto na bułeczki, kruche ciasteczka albo sałatki angażowały dziecięcą energię i pomysłowość, a przy tym można było robić razem coś pożytecznego i smacznego. Gdy dania były gotowe należało koniecznie pochwalić się efektami kuchennych rewolucji na wspólnym kanale.

Obie inicjatywy bardzo się spodobały naszym ludziom, a spodobały się do tego stopnia, że często się nimi dzielili z dalszą rodziną czy znajomymi.

Te aktywności będą miały swój dalszy ciąg?
W czasie przed pandemią dbaliśmy o to, aby cyklicznie odbywały się w RST wydarzenia i warsztaty poszerzające horyzonty i wiedzę. Dla dzieci mieliśmy warsztaty kulinarne z gotowania zdrowych słodkości, było spotkanie z człowiekiem ratującym dzikie zwierzęta, zajęcia z puszczania gigantycznych baniek mydlanych albo przedstawienia teatralne. Dzisiaj jest to trudniejsze, ale nie możemy tego zaniedbać i zostawić naszych dzieci samych sobie. Dlatego chcemy wspierać twórczy rozwój nie tylko dzieci, ale też rodziców, bo to zawsze procentuje!

Co było ważne dla waszych pracowników i jak staraliście się komunikować bieżącą sytuację?
Nie da się ukryć, że w nowej sytuacji kluczowe jest poczucie bezpieczeństwa, a takie może dawać tylko wsparcie organizacji.  Oprócz działań odnoszących się do szczególnych sytuacji opisanych już wcześniej, tradycją stały się tzw. komunikaty czwartkowe, w których zarząd informuje nas wszystkich o ważnych dla firmy sprawach. Jedną z naszych wartości jest szczerość, dlatego już w pierwszych dniach zostaliśmy poinformowani o kondycji finansowej firmy i ewentualnej redukcji wynagrodzeń czy etatów. Zarząd powiedział wprost, że takich działań nie przewiduje! Nie trudno sobie wyobrazić, jak taka informacja działa na psychikę i samopoczucie pracowników. Dowiedzieliśmy się także, jakie opracowano scenariusze rozwoju wypadków. Co zrobimy w wariancie pozytywnym, co w trudniejszym, a co, jeśli sytuacja będzie się rozwijać nie po naszej myśli. Dostaliśmy plan działania sporządzony na podstawie dostępnej wówczas wiedzy i danych na każdą przyszłą ewentualność! Co czwartek, jeśli tylko pojawiało się coś ważnego, cała firma była o tym informowana. I zamiast zastanawiać się, co nas dalej czeka, wiedzieliśmy na bieżąco, jak wygląda nasza sytuacja finansowa, jak radzą sobie nasi klienci, jakie kroki podejmujemy w walce z pandemią i na którym etapie scenariusza jesteśmy. Wiedzieliśmy również, co będzie się działo w firmie w najbliższej przyszłości.

Nie trzeba nikogo przekonywać, jak wielkie znaczenie ma takie podejście do własnych ludzi i ich osobistych obaw w tym niepewnym czasie. Właśnie dzięki takim działaniom opada napięcie i stres czający się za listą zadań do zrobienia w backlogu projektu. Dobra atmosfera w głowie i w domu, to dobre samopoczucie przy pracy, nawet jeśli masz na nią czas dopiero wtedy, kiedy inni już zasną. Szybko się okazało, że takie solidne zadbanie o nas samych, pozwala nam zadbać również o innych, dzięki czemu wszystkim jest łatwiej przechodzić przez ten trudny okres. Dostajemy wówczas motywację i inspirację do działania, a dzięki temu jesteśmy efektywni!

Pandemia wymogła wiele zmian. Część jest chwilowa, część zostanie z nami na zawsze. Czego nauczyła Was ta sytuacja – biznesowo i życiowo?
Po trzech miesiącach zdalnej pracy wiemy, że damy sobie radę. Ale o tym wiedzieliśmy już wcześniej. Dlaczego? Bo w DNA naszej firmy jest samoorganizacja i elastyczne dostosowywanie się do warunków,  jakie napotykamy. Zespoły mają cel i same dobierają sobie narzędzia oraz niezbędne role, które pozwolą na jego realizację. Same szukają rozwiązań, same wyciągają wnioski i same dobierają środki, aby sprawnie przechodzić przez trudności. Są elastyczne, ale tak samo oczekują elastyczności od swojej firmy. To działa zawsze w dwie strony. Nie dałoby się tak pracować bez zaufania – bez zaufania wewnątrz firmy i bez zaufania naszych klientów. A zaufanie buduje się głównie przez dbanie o wzajemne relacje i świadomość, że nigdy nie zostaniesz z problemem sam na sam, ale możesz liczyć na pomoc. I tu niezbędne jest wsparcie organizacji, która może dać poczucie bezpieczeństwa swoim ludziom – od zapewnienia stabilności zatrudnienia, po sprzęt konieczny do efektywnej pracy w nowych warunkach. Dotyczy to także partnerskiego podejścia do naszych klientów, których chwilowe trudności mogą przecież odbić się także na nas. Dlatego niezbędna jest partnerska postawa, elastyczność i szczerość również w tych relacjach. Jest to dla nas naprawdę ważne, bo współpracując w taki sposób możemy zdziałać więcej i łatwiej jest nam pokonywać przeciwności.

A w domowym zamknięciu i pracy na odległość najbardziej brakuje nam wzajemnych relacji. I mimo tego, że dzięki pandemii możemy poznać lepiej rodziny naszych zdalnych rozmówców, bo podczas spotkań w kadr kamery wchodzą nierzadko inni domownicy, to niektórym pracownikom nic nie jest w stanie zastąpić fizycznej obecności kolegów z zespołu. Dlatego, żeby poczuć choćby namiastkę miejsca i atmosfery, nagraliśmy dla nich krótkie migawki z naszego RST:

Czy możemy nadal pracować zdalnie? Oczywiście, że możemy, ale czy chcemy tak pracować? To się okaże! Pandemia przewartościowała mnóstwo spraw, także nasze postrzeganie pracy na odległość. RST ma również w swoim DNA ciągły rozwój. Dlatego nie chcemy trwać w jednym miejscu, na upatrzonych z góry pozycjach, bo ostatnie miesiące doskonale pokazują, że wówczas zostaje się w tyle. Dlatego wciąż będziemy się uczyć, a potem elastycznie dostosowywać do potrzeb i warunków, które nadejdą.

Tagi : , , , ,