office-1966381_1920

Dodano 6 maja 2020 Do Aktualności, Wyróżnione

Przygotuj firmę na powrót pracowników (plan w 5 krokach)

W miarę jak wchodzimy w kolejne etapy odmrażania gospodarki, firmy ponownie otwierają biura i zaczynają się powroty z pracy zdalnej. Jednak nie ma co się oszukiwać: COVID-19 zostanie z nami na dłużej, więc działanie w „nowej normalności” musi uwzględniać także zmiany w codziennym funkcjonowaniu każdej organizacji. Nie będzie bowiem jednej daty, gdy wszyscy zjawimy się w biurze jak wcześniej, odetchniemy z ulgą klimatyzowanym biurowym  powietrzem i zabierzemy się do normalnej pracy, jak po dłuższych wakacjach. Przygotowanie firmy do działania w nowej rzeczywistości wymaga przemyślanego planu i długoterminowego podejścia, uwzględniającego konieczność cofnięcia się o krok lub dwa, jeżeli zmuszą nas do tego nowe zakażenia lub restrykcje. Jak do tego podejść?

Doświadczenie firm, które już uruchamiają działalność, wskazuje, że trzeba tu uwzględnić trzy aspekty: przygotowanie biura i przestrzeni pracy, przygotowanie samych pracowników oraz zarządzanie sytuacjami kryzysowymi w przypadku pojawienia się zakażeń wśród zatrudnionych. Jednym zdaniem: niezbędny jest plan.

Jego przygotowanie należy zacząć od weryfikacji, gdzie jesteśmy jako biznes. Potrzeba więc holistycznego spojrzenia, jak wypadki z ostatnich miesięcy przełożyły się na procesy związane z podstawową działalnością firmy, a także jak wyglądają priorytety na najbliższe 2-3 miesiące, pół roku i 2 lata. Następnie trzeba przyjrzeć się, których pracowników koniecznie potrzebujemy w biurze lub zakładzie pracy, kto musi podjąć pracę w terenie, a kto może pracować z domu lub pozostać na „postojowym”.

Drugą kwestią, która wymaga decyzji, jest: kto wraca jako pierwszy. Oprócz wcześniejszego określenia pracowników niezbędnych w firmie, ważne będzie rozpoznanie, które grupy zatrudnionych chcą i mogą wrócić do biura, nie zwiększając przy tym zagrożenia ani dla pozostałych osób, ani dla członków swoich rodzin. Informacje te najłatwiej zebrać poprzez zorganizowanie krótkiej ankiety online wśród pracowników. Warto w niej uwzględnić takie kwestie jak np. kto porusza się komunikacją miejską (przez co jest bardziej narażony na zakażenie), kto opiekuje się małym dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, a kto zwyczajnie woli pracować z domu i chce jak najdłużej pracować w takich warunkach.

Konieczne jest tutaj planowanie stopniowych powrotów pracowników do biura. Przykładowo w pierwszej fazie można przywrócić  20% stanowisk, w kolejnej 50% – i zwiększać z czasem ten udział, jeżeli zastosowane środki bezpieczeństwa się sprawdzą. Sprawdzą się, czyli: pracownicy będą się stosować do wytycznych i nie wystąpią wśród nich nowe zachorowania oraz nie pojawią się nowe ograniczenia ze strony administracji publicznej. Pozornie małym, ale bardzo istotnym wątkiem tutaj jest także kwestia powrotu zarządu z pracy zdalnej. Jego nieobecność może istotnie obniżyć morale pracowników, którzy muszą wykonywać obowiązki z firmy w tym początkowym okresie, ale z drugiej strony w tym przypadku trzeba rozsądnie zarządzać ryzykiem związanym z pracą z biura.

Osobom, które będą pracować z firmy, należy zapewnić dostępność środków ochrony i przygotować miejsca pracy w sposób, który minimalizuje ryzyko zakażeń. Dlatego kolejne pytanie brzmi: jak przygotować przestrzeń firmy? Przede wszystkim konieczne jest zapewnienie pracownikom środków higieny, płynów dezynfekcyjnych, maseczek (dla osób obsługujących klientów zewnętrznych), a niejednokrotnie także rękawiczek jednorazowych lub chusteczek z płynem antyseptycznym. Na rynku dostępne są dozowniki bezdotykowe, które można postawić w recepcji firmy lub na open space. W firmach o wysokich standardach bezpieczeństwa instalowane są kamery do pomiaru temperatury ciała lub jest ona mierzona z wykorzystaniem termometrów bezdotykowych.

W odniesieniu do stanowisk pracy wytyczne administracyjne mówią o zachowaniu przynajmniej 2 m odstępu między pracownikami, co jednak może być trudne do zrealizowania w ciasno zorganizowanych open space’ach. Stąd niektóre firmy przechodzą na bardziej elastyczny czas pracy i dzielą pracowników na zmiany, które realizują swoje zadania w różnych godzinach, inne stosują fizyczne przegrody między stanowiskami pracy (np. z plexi), a także wprowadzają nowe, bardziej intensywne harmonogramy sprzątania oraz dezynfekcji przestrzeni firmowej i sprzętów. Do rozważenia jest też kwestia korzystania z przestrzeni wspólnych i socjalnych: w wielu firmach pozostają one zamknięte lub ich funkcjonowanie jest mocno ograniczone. Osobnej weryfikacji wymagają wewnętrzne procedury i środki ochrony dotyczące spotkań firmowych – zarówno wewnętrznych, jak z zewnętrznymi dostawcami – tak, aby zapewnić bezpieczeństwo i ograniczyć możliwość transferu wirusa.

Bardzo ważną kwestią do zaplanowania zawczasu jest: co zrobimy w przypadku wystąpienia zakażenia w firmie? Ustalenia wymagają takie kwestie jak: komu należy zgłosić przypadek zachorowania (np. bezpośredni przełożony, HR), a także jakie dane powinno zawierać to zgłoszenie (np.: stwierdzone objawy lub wynik testu, źródło zachorowania, prawdopodobny czas etc.)? W jaki sposób poinformować o tym innych pracowników, którzy mieli kontakt z zarażonym, i jakie działania powinni oni podjąć? Czy, w jaki sposób i w jakim zakresie będą informowane o zarażeniu inne osoby lub instytucje? Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby był możliwy powrót zarażonych i potencjalnie zarażonych osób do pracy? Jakie dodatkowe działania powinny być podjęte w odniesieniu do przestrzeni biurowej i stanowiska pracy zarażonej osoby? Dodatkowo w tym wypadku kluczowe jest zapewnienie zgodności z wymogami ochrony danych osobowych, w tym danych wrażliwych.

Mając zaplanowane działania w kontekście powrotu firmy do funkcjonowania, trzeba wreszcie odpowiedzieć sobie na pytanie jak zakomunikować je pracownikom. Ale to wymaga już odrębnego artykułu…

***

Urszula Płosarek, Menedżer ds. Strategii, MJCC

Menedżer ds. Strategii MJCC i praktyk employer brandingu, z doświadczeniem z zakresu projektowania doświadczeń, planowania strategicznego i zarządzania projektami. Zawodowo od ponad 15 lat związana z marketingiem i komunikacją, od 13 lat współpracuje z branżą HR. Specjalizuje się w analizie strategicznej i projektowaniu działań wizerunkowych skierowanych do rynku pracy – realizowała projekty dla firm z sektora usług wspólnych, FMCG, odzieżowej, branży telekomunikacyjnej, konsultingu, finansowej oraz usług medycznych.

Tagi : , ,