https://congress.pmi.org.pl/
workplace-1245776

Dodano 10 marca 2017 Do Aktualności

Onboarding: zaangażuj, zatrzymaj, odnieś sukces

Wojna o talenty trwa, a zrekrutowanie pracownika to tylko połowa sukcesu. Równie ważne jak zachęcenie kandydata do aplikowania, a później do przyjęcia oferty, jest przywitanie go w naszej organizacji oraz sposób, w jaki to robimy.

Zmiana pracy (lub podjęcie tej pierwszej poważnej w zawodowym życiu) to ważna decyzja, która u wielu osób wzbudza obawy i niepewność tego „jak to będzie”, „co mnie spotka w nowej firmie”. Dlatego tak istotne jest to, w jaki sposób zadbamy o nowego pracownika. Okres próbny to czas nie tylko dla pracodawcy, ale również dla nowo zatrudnionej osoby – obie strony przechodzą swego rodzaju test. Między innymi z tego powodu coraz więcej firm poświęca temu tematowi uwagę, tworząc programy onboardingowe.

Co się kryje pod pojęciem onboarding? To proces, którego celem jest oswojenie pracownika z nowym środowiskiem i ułatwienie nawiązania kontaktu z członkami zespołu w przyjaznej atmosferze. Dobrze przeprowadzony onboarding pomaga sprawnie i maksymalnie szybko wdrożyć nowe osoby do pracy, dzięki czemu stają się one produktywnymi i zaangażowanymi pracownikami. Pojęcie często jest błędnie stosowane zamiennie z innym – induction. Jednak induction  jest działaniem węższym – dotyczy raczej formalnych początków pierwszego–drugiego dnia w organizacji i jest elementem całego procesu wdrożenia nowej osoby do firmy.

Jak się zabrać do tematu?

W wielu firmach wprowadzenie nowego pracownika polega na 1–2-dniowym szkoleniu (czyli wspomnianym induction), podczas którego przekazywane są podstawowe informacje o firmie, jej produktach lub usługach, instrukcje na temat bezpieczeństwa danych, BHP itp. Tymczasem ja zachęcam, żeby myśląc o aklimatyzacji nowej osoby, wrócić do swojego pierwszego dnia w organizacji. Teraz wiesz już, kim jest Kasia, gdzie siedzi Maciek z działu finansów, kto może podpisać zamówienie lub fakturę, że najbliższy punkt kawowy znajdziesz, idąc korytarzem i skręcając w trzecią alejkę w prawo, oraz że firma zapewnia pracownikom herbatę i cukier. Osoba, dla której jest to pierwszy dzień, nie wie tego oraz miliona innych rzeczy związanych z firmą i pracą w niej, a być może obawia się samotnego lunchu. Ale czy wszystkie te informacje da się przekazać i czy na pewno jest to potrzebne nowej osobie już pierwszego dnia? Na oba pytania można odpowiedzieć: niekoniecznie.

Dlatego dobry onboarding to proces. Trwa on (w zależności od organizacji) od trzech do sześciu miesięcy (czyli w większości przypadków minimum cały okres próbny). Niektóre firmy długość procesu dostosowują do funkcji pracownika. Sieć sklepów Aldi nowych menedżerów regionu przeprowadza przez 50-tygodniowy onboarding. Z założenia ma on przygotować pracownika do samodzielnego wypełniania obowiązków. Można go podzielić na kilka faz:

  1. Pre-onboarding – od momentu przyjęcia oferty przez kandydata do pierwszego dnia zatrudnienia.
  2. Induction Day/Days – trwający kilka pierwszych dni pracy, dostarczający podstawowych informacji o firmie.
  3. Onboarding – polegający na wdrożeniu w obowiązki i aklimatyzacji w nowym środowisku.

Pre-onboarding

Niejednokrotnie nowy pracownik, ze względu na okres wypowiedzenia lub realizowane projekty, dołącza do firmy dopiero po kilku miesiącach od przyjęcia oferty. Jednak z jego wdrożeniem nie musimy czekać do pierwszego dnia pracy. Pewne elementy możemy przekazać już po podpisaniu listu intencyjnego. Na etapie pre-onboardingu możemy się skupić na powitaniu nowej osoby, opowiedzeniu o firmie i jej kulturze organizacyjnej, a także pomóc w zrozumieniu, na czym dokładnie będzie polegała jej rola w organizacji. Jest to też czas, który powinniśmy dobrze wykorzystać wewnątrz firmy i przygotować się na przyjęcie nowego pracownika (o czym będzie jeszcze w dalszej części).

Narzędzi i pomysłów, które możemy wykorzystać, jest wiele. Amerykańska firma Veterans United Home Loans wysyła zakontraktowanym osobom list, w którym znajdują się wartości firmy (Enhance Lives, Be Passionate, Deliver Results) oraz 10 dolarów – do wykorzystania na wybrany cel charytatywny poprawiający jakość życia innych ludzi. Z kolei BCG wraz z gratulacjami wysyła nowym pracownikom szampana. Można to zrobić też w prostszej formie, np. umowę o pracę włożyć do teczki z hasłem „Witaj” oraz imieniem nowej osoby lub dołączyć kilka powitalnych słów od menedżera i członków zespołu. Warto zorganizować też spotkanie z zespołem, aby obie strony mogły się lepiej poznać.

Wspomniane powyżej przykłady wymagają oczywiście mniejszego lub większego budżetu. A co, jeśli go nie ma? Wtedy można pomyśleć o działaniach, których kosztem będzie nakład naszej pracy, np. przygotowanie przewodnika w PDF-ie z praktycznymi informacjami o firmie i jej otoczeniu (gdzie można zjeść lunch, bezpłatnie zaparkować auto itp.), przesłanie e-maila ze zdjęciami najważniejszych osób w firmie oraz członków zespołu (wraz z krótkimi opisami) czy stworzenie słownika „slangu” firmowego. Nowe osoby interesuje także to, jak będą wyglądały ich pierwsze dni pracy; te informacje również możemy w prosty sposób przygotować i wysłać. Jeśli jest to możliwe, możesz także pomyśleć o udostępnieniu im bazy szkoleń e-learningowych.

Wykorzystaj czas przed pierwszym dniem nowego pracownika, aby utwierdzić go w przekonaniu, że wybór twojej firmy był najlepszą decyzją dla jego kariery. A dalej musi być już tylko lepiej :)

Pierwsze dni

Pierwszy dzień (czasem dwa dni) w nowej organizacji to zazwyczaj szkolenie dla wszystkich nowo zatrudnionych osób, tzw. induction lub orientation day.

Większość przekazywanych wtedy informacji dotyczy historii organizacji, zasad i obowiązujących procedur, kwestii związanych z BHP czy bezpieczeństwem danych. Część firm organizuje także krótkie prezentacje każdego działu. Miłym początkiem, bezdyskusyjnie pokazującym, że każdy pracownik jest w tej firmie ważny, jest przywitanie każdej nowej osoby przez prezesa. Tak dzieje się na przykład w Netflixie – kadra zarządzająca z CEO na czele spotyka się z każdym nowym pracownikiem.

Pierwsze dni często są przeładowane ważnymi z punktu widzenia firmy informacjami. Dlatego warto także zadbać o urozmaicenie programu induction, np. poprzez wprowadzenie elementów zabawy. FORUM Credit Union organizuje ćwiczenie, w którym nowi pracownicy dostają różne elementy garderoby, po czym muszą ubrać manekiny w strój biznesowy oraz smart casual. Pracownicy mają przerwę od slajdów, a jednocześnie podczas zabawy zapoznają się z obowiązującym w firmie dress code’em.

Pamiętaj, że induction day to dla ciebie tylko kolejny dzień w tej firmie. Natomiast dla nowych osób to ważny początek, od którego wiele zależy. Przygotuj go w taki sposób, aby każdy mógł jak najszybciej poczuć się swobodnie w nowym otoczeniu, wśród nowo poznanych ludzi. eEngine Software House na koniec dnia wręcza pracownikom Podręcznik Deva Knighta, który pomaga zrozumieć kulturę i organizację pracy (pisaliśmy o nim tutaj: http://m.mjcc.pl/magazyn10/#p=33). Z kolei Luxoft nowym osobom udostępnia Lux Book z danymi kontaktowymi, opisami „kto jest kim” i zdjęciami pracowników. Dodatkowym, miłym akcentem jest umieszczenie na biurku drobnego upominku na początek, np. kubka, firmowego notesu czy koszulki z fajnym hasłem.

Kolejne kroki nowego pracownika

Po jednym–dwóch dniach spędzonych w towarzystwie innych nowo zatrudnionych osób nadchodzi moment, w którym pracownik trafia do swojego zespołu. Nic tak nie zniechęca osoby, która dopiero dołączyła do organizacji, jak brak stanowiska pracy. Mam tutaj na myśli nie tylko komputer z wszelkimi potrzebnymi dostępami systemowymi czy telefon, ale także biurko (tak, zdarza się, że firma nie zdążyła zorganizować miejsca do pracy, a nowy pracownik już tu jest). Legendy lub rankingi „kto dłużej czekał na możliwość rozpoczęcia pracy”, krążą później po firmie przez długie lata. Ale co ważne – podczas tego oczekiwania tracimy nie tylko czas naszego pracownika, ale także jego zaangażowanie, które po takim początku po prostu opada. Dlatego myśląc o programie onboardigowym, warto uwzględnić część techniczną. Doskonale do tego przygotowany jest Twitter, który wdrożył program „Yes to Desk”. W momencie przyjęcia oferty przez kandydata uruchomiony zostaje proces składający się z 75 kroków. Zaangażowany w niego jest m.in. dział HR, IT czy administracji. Celem całej operacji jest upewnienie się, że firma jest przygotowana na przyjęcie nowej osoby od A do Z.

Pierwsze dni to także czas na poznanie osób z najbliższego, ale również dalszego otoczenia organizacji. Firmy robią to na różne sposoby. Wydawałoby się, że najprostszym jest oprowadzenie przez menedżera po biurze i zapoznanie się. O ile w organizacjach, w których liczba pracowników lub wolumen rekrutacji są stosunkowo niewielkie, dość łatwo można zapamiętać, kto jest kim, o tyle w dużych firmach lub tych przyjmujących kilkanaście–kilkadziesiąt osób miesięcznie takie działanie jest nieefektywne. Dlatego osoby odpowiedzialne za onboarding opracowują coraz bardziej kreatywne sposoby radzenia sobie z tym wyzwaniem. Netflix rozdaje nowym pracownikom karty z miejscem na stemple, które można zdobyć, idąc z inną osobą na lunch czy kawę. Po skompletowaniu wszystkich pieczątek pracownik otrzymuje firmowy upominek. Z kolei nowe osoby w Perbox w piątkowe popołudnie biorą wózek z piwem i przejeżdżają przez całe biuro, rozdając złoty trunek wszystkim pracownikom i automatycznie otrzymując od nich uśmiech.

Aklimatyzacja

Nowa osoba na pokładzie zasiadła już przy swoim biurku, ma adres e-mail, numer telefonu i wszelkie potrzebne dostępy do systemów, poznała też mnóstwo nowych osób. Może zaczynać pracę. Ale to dopiero początek onboardingu. Musimy jeszcze zadbać o to, aby pracownik szybko wdrożył się w swoje zadania i całkowicie zaaklimatyzował w organizacji.

Dobrym pomysłem jest stworzenie cyklu szkoleń, które obowiązkowo powinna przejść każda nowo zatrudniona osoba. State Street Bank co dwa tygodnie zaprasza swoich pracowników do udziału w warsztatach z różnych obszarów – zarówno merytorycznych, jak i związanych z kompetencjami miękkimi w kontekście biznesowym. W realizację cyklu zaangażowani są pracownicy z różnych departamentów, tworzący tzw. grupę onboarding community. Poza dużą dawką wiedzy ułatwiającą „poruszanie” się po firmie, atutem tego rozwiązania są zacieśniające się relacje pomiędzy pracownikami, którzy dołączyli do firmy tego samego dnia – osoby pracujące na co dzień w różnych działach mają okazję przez kilkanaście tygodni spotykać się regularnie.

Inną lub dodatkową opcją jest przydzielenie buddiego  lub mentora, który przez pierwsze tygodnie będzie towarzyszyć nowemu pracownikowi we wdrożeniu się w firmę. Obecność buddiego zaoszczędza takiej osobie dużo czasu – poznawanie reguł, które funkcjonują w firmie, jest szybsze i prostsze, kiedy wiadomo kogo pytać, zamiast poznawać te kwestie na własną rękę lub metodą prób i błędów. Wybierając osoby, które będą wsparciem, zwróć uwagę na to, czy mają one wystarczająco dużo czasu oraz odpowiednie kompetencje, aby pomóc nowo zatrudnionemu w jego początkowym okresie w firmie. Musi to być też ktoś, kto chętnie będzie się dzielił wiedzą, a także pomoże w nawiązywaniu relacji.

Innym działaniem wspierającym poznanie firmy jest doświadczenie specyfiki pracy w innych działach. W Jerónimo Martins każda osoba rozpoczyna swoją pracę od kilku dni w sklepie Biedronka, dzięki czemu dowiaduje się, z jakimi wyzwaniami spotykają się na co dzień pracownicy sklepów będących głównym biznesem  firmy. Natomiast w firmach FMCG popularny jest jednodniowy wyjazd „w teren” z przedstawicielem handlowym.

Sprawdź, czy wszystko jest dopięte na ostatni guzik

Przyjęło się, że pracownicy cały proces onboardingu przypisują działowi HR i niezależnie od tego, z jakimi później problemami mierzy się nowa osoba, winny jest HR-owiec, bo to on czegoś nie dopilnował/nie załatwił. W wielu przypadkach jest to krzywdzące założenie, ale jeśli możemy zrobić cokolwiek, żeby zapobiec ewentualnym wpadkom (naszym i czyimś), spróbujmy przewidzieć je wcześniej. Z takiego założenia wyszedł dział HR Google’a – w niedzielę poprzedzającą przyjście nowego pracownika wysyła menedżerowi przypomnienie o pięciu zadaniach, które są istotne, aby nowy pracownik odniósł sukces. Do zadań menedżera należy: rozmowa z nowym pracownikiem o jego roli w organizacji i zakresie obowiązków, wyznaczenie buddiego, przedstawienie nowego pracownika reszcie zespołu, rozmowa statusowa raz w miesiącu przez pierwsze pół roku oraz zachęcenie do otwartego dialogu. Warte podkreślenia jest to, że menedżerowie nie są do tego zmuszani. HR jedynie przypomina, że realizacja tych punktów ma pomóc nowym pracownikom zaaklimatyzować się w Google’u. Takie check listy możemy przygotować na każdym etapie procesu.

Witaj ponownie w naszej firmie!

Inny rodzaj onboardingu można zastosować dla osób wracających do firmy po urlopie macierzyńskim czy tych ponownie zrekrutowanych. Trzeba pamiętać, że mimo że mają już pewną wiedzą o organizacji, warto objąć je procesem wdrożenia, chociażby po to, żeby uzupełnić bieżące informacje związane ze zmianami, które zaszły podczas ich nieobecności w firmie. Warto wziąć pod uwagę to, że standardowy program onboardingowy może być dla takich pracowników frustrujący lub wydawać im się straconym czasem. Dlatego należy pomyśleć o specjalnym, skróconym procesie dla tej grupy.

Pytaj o opinię

Nowy pracownik zaaklimatyzował się już w firmie, zna wiele osób, wdrożył się w swoje obowiązki, być może ma na swoim koncie pierwsze sukcesy. To dobry moment, aby zapytać go, jak ocenia proces wdrożenia do organizacji. Co według niego zadziałało, co i w jaki sposób można poprawić, czego mu brakowało. Tylko zbierając opinie od osób, które w niedalekiej przeszłości przeszły przez onboarding, będziesz w stanie pracować nad jego ulepszeniem. Niektóre firmy idą jeszcze dalej. Zappos po pięciotygodniowym procesie wdrożenia, po którym nowa osoba wie na temat firmy wszystko, co powinna, oferuje jej dwa tysiące dolarów w zamian za rezygnację z pracy, jeśli po tym okresie uznała, że jednak nie pasuje do organizacji.

Stwórz także przestrzeń do rozmowy. Osoby, które świeżo dołączyły do firmy, na różne kwestie mogą spojrzeć zupełnie inaczej, niż to się przyjęło w firmie. Bądźmy otwarci na ich spostrzeżenia i pomysły!

Przygotowanie procesu onboardingu to praco- i czasochłonny projekt. Musi być przemyślany, spójny, ale również ciekawy i długofalowy. Warto w jego tworzenie zaangażować pracowników z różnych działów, z różnym stażem pracy w organizacji oraz wykorzystać różne narzędzia. Zainwestowany czas i pieniądze na pewno się zwrócą. Pierwsze dni pracy przekładają się na późniejsze zaangażowanie pracownika oraz na to, jak długo będzie chciał pracować w naszej firmie. Dodatkowo osoba, która jest zadowolona z wdrożenia do firmy, automatycznie staje się jej ambasadorem na zewnątrz. Można także inspirować się rozwiązaniami, które funkcjonują w innych organizacjach lub oddziałach naszej firmy w innych krajach. Pamiętaj jednak, że nie wszystkie pomysły, które sprawdzają się u sąsiada, sprawdzą się w twojej organizacji.

Powodzenia!

#protip

  1. Zacznij onboarding w dniu, w którym twoja oferta została przyjęta.
  2. Zadbaj, żeby nowa osoba, zanim dołączy do organizacji, zawsze wiedziała, do kogo może się zwrócić z pytaniami.
  3. Przygotuj agendę dla nowego pracownika na pierwszy tydzień pracy – z kim się powinien spotkać, czego dowiedzieć, co zrobić.
  4. Przygotuj stanowisko pracy (karta wejściowa, biurko, komputer, dostępy do systemów, telefon itd.).
  5. Przedstaw nowego pracownika osobom, z którymi najczęściej będzie współpracował (w miarę możliwości ze względu na skalę firmy – wszystkim).
  6. Pomyśl, które elementy onboardingu da się zautomatyzować, a które spersonalizować.
  7. Pamiętaj, że onboarding to inwestycja w ludzi.

 

workplace-1245776

Tagi : , , ,