workplace-1245776_1920 (1)

Dodano 7 maja 2020 Do Aktualności, Wyróżnione

Jak komunikować powrót firmy po pandemii

Uruchomienie firmy w ramach „nowej normalności” wymaga solidnego zaplanowania i zmierzenia się z kilkoma trudnymi pytaniami, o których przeczytasz TUTAJ. Nie da się ukryć, że jeżeli chcemy zapewnić bezpieczeństwo pracownikom, to zmiany dotkną ich wszystkich, a co więcej – niezbędny jest ich czynny udział w całym procesie.

Tym razem bowiem chodzi nie tylko o to, by zakomunikować wszystkim zakres zmian w procedurach wewnętrznych. Równie ważne jest realne zaangażowanie ich w pracę zgodnie z nowymi wymaganiami sanitarnymi oraz przygotowanie na kolejne nieprzewidziane zwroty akcji, w tym: powrót restrykcji. Tymczasem po stronie pracowników już teraz zauważalny jest spadek motywacji, zniechęcenie oraz narastające obawy w związku z powrotem do pracy (np. u osób korzystających z publicznego transportu) lub brakiem pewności zatrudnienia. Komunikacja wewnętrzna staje więc przed nie lada wyzwaniem i konieczne będzie zastosowanie rozwiązań wychodzących poza wcześniejsze standardy.

Ambasadorowie zmiany

W tej sytuacji warto w pierwszej kolejności rozważyć zaangażowanie i przeszkolenie ambasadorów zmian w firmie, którzy będą informować o nowych procedurach, a także promować właściwe zachowania i korygować ryzykowne. Dzięki nim pracownicy będą mieć łatwy dostęp do informacji dotyczących np. harmonogramu powrotu firmy do funkcjonowania oraz warunków koniecznych do wprowadzenia kolejnych etapów, o zmianach w sposobach korzystania z przestrzeni firmowych czy o objawach choroby i procedurach związanych ze zgłaszaniem przypadków zachorowań.

Rola kadry zarządzającej w kolejnych etapach powrotu do funkcjonowania firmy również jest nie do przecenienia. Menedżerowie nie tylko będą bezpośrednio odpowiadać na pytania od pracowników, spoczywa na nich także odpowiedzialność za wspieranie kultury organizacyjnej firmy i podtrzymanie motywacji w zespołach. Dlatego z jednej strony należy przygotować dodatkowe pakiety informacyjne i szkolenia, aby pomóc im w dialogu z pracownikami, a z drugiej – zaplanować także odrębny nurt komunikacji skierowany do menedżerów, aby odpowiedzieć na ich osobiste obawy i podtrzymać ich własną motywację.

Najważniejsze treści

Aby zachować motywację, pracownicy muszą wiedzieć, czego się od nich oczekuje w obecnej sytuacji, jak mają pracować i jakie są plany firmy. Tematy podejmowane w komunikacji wewnętrznej powinny zatem obejmować wszelkie informacje o procesach i założeniach dotyczących powrotu do funkcjonowania:

  • Jak wygląda harmonogram powrotu: kto, kiedy i pod jakim warunkiem wraca do pracy w biurze lub zakładzie pracy,
  • Jakie zmiany wprowadzono w politykach związanych z pracą zdalną: kto może skorzystać, jak zmieniają się godziny funkcjonowania firmy, w jakich godzinach dostępność pracownika jest niezbędna,
  • Jakie zmiany pojawiły się w politykach świadczeń dodatkowych: odbieranie urlopów, zwolnienie seniorów ze świadczenia pracy, warunki korzystania z zorganizowanego transportu firmowego etc.,
  • Jakie są wymagania dotyczące wchodzenia na teren firmy: monitorowanie stanu zdrowia, warunki izolacji,
  • Jakie zmiany wprowadzono w organizacji przestrzeni pracy: odstępy między stanowiskami pracy, konieczność zachowania dystansu i inne ograniczenia w korzystaniu z przestrzeni wspólnych,
  • Jakie są zmiany w procedurach związanych z organizowaniem spotkań wewnętrznych i zewnętrznych: ograniczenia liczby uczestników, wymagane dodatkowe środki ochrony,
  • Jak jest monitorowany stan zdrowia pracowników: zakres zbieranych danych dotyczących zdrowia i przypadków zachorowań w firmie, sposób przetwarzania tych danych oraz procedury postępowania w przypadku zakażenia i choroby, warunki powrotu do pracy.

Narzędzia i plan

Oprócz standardowo stosowanych w firmie narzędzi przekazu, nie zaszkodzi w tym czasie dodatkowo wykorzystać przestrzeń biurową i wzmocnić komunikację plakatami, ulotkami, standami, oznaczeniami na podłodze i w przestrzeniach ogólnodostępnych. Można przygotować upominki dla pracowników na powrót do pracy w firmie i na nich uwzględnić dodatkowe krótkie wskazówki. Oprócz maili i newsletterów wewnętrznych – zorganizować webinary [więcej na ten temat TUTAJ].

Trudno przesadzić z komunikacją w obecnej sytuacji, ale z pewnością warto uniknąć chaosu. Dlatego poszczególne narzędzia i formy powinny być zaplanowane tak, aby wspierać się nawzajem i przekazywać informację adekwatną do miejsca, w którym się znajdują, lub sposobu korzystania z nich przez pracowników (np. oznaczenia dotyczące zachowania odległości w formie naklejek na podłodze, a instrukcje mycia rąk – na lustrach w łazience).

Nigdy wcześniej nie wracaliśmy do pracy w firmie po epidemii, a porównywanie tej sytuacji z przedłużonym urlopem jest co najmniej nietrafione. Wszyscy musimy mieć świadomość, że to wciąż niepewny okres, prawdopodobieństwo kolejnych zwrotów i zmian w planach jest bardzo wysokie, a wszystkie decyzje na tej drodze muszą opierać się na twardych danych i konkretnych wytycznych. Dlatego celem komunikacji wewnętrznej w tym czasie będzie przede wszystkim zbudowanie zaufania pracowników do nowych rozwiązań oraz zaangażowanie ich w dialog i wzajemne edukowanie. Bo z całą pewnością uruchamianie firmy nie będzie po prostu jednym nieodwołalnym krokiem, a raczej długotrwałym procesem wdrażania nowego sposobu funkcjonowania.

***

Urszula Płosarek, Menedżer ds. Strategii, MJCC

Menedżer ds. Strategii MJCC i praktyk employer brandingu, z doświadczeniem z zakresu projektowania doświadczeń, planowania strategicznego i zarządzania projektami. Zawodowo od ponad 15 lat związana z marketingiem i komunikacją, od 13 lat współpracuje z branżą HR. Specjalizuje się w analizie strategicznej i projektowaniu działań wizerunkowych skierowanych do rynku pracy – realizowała projekty dla firm z sektora usług wspólnych, FMCG, odzieżowej, branży telekomunikacyjnej, konsultingu, finansowej oraz usług medycznych.

Tagi : , , , ,