blog_better_future_1

Dodano 26 Wrzesień 2017 Do Aktualności

Najlepszy program wdrożenia nowego pracownika według Future Processing

Jak wygląda proces wdrożenia nowego pracownika, jak mierzyć jego skuteczność i komunikować go aktualnym pracownikom i kandydatom – o tym i innych aspektach poszukiwań najlepszych specjalistów rozmawiamy z przedstawicielkami Future Processing.

Future Processing jest laureatem zeszłorocznej edycji konkursu „Siła Przyciągania” w kategorii „Najlepszy program wdrożenia nowego pracownika”. W konkursie oceniana była m.in. skuteczność tych działań. Jak wyglądał ten proces i jak odebrali go nowi pracownicy?

Anna Gębala, Specjalista ds. Komunikacji, członek zespołu Culture w FP:
Pierwszy tydzień w FP upływa pod znakiem szkoleń wdrażających – do organizacji, do roli i do wielkiego FP-owego zespołu, którym, jak wierzymy, jesteśmy. W tym czasie opowiadamy o naszej historii, filozofii i wartościach, strukturze firmy, systemach wewnętrznych, bezpieczeństwie informacji, możliwościach rozwoju. Co ważne – ta wędrówka ubrana jest w ustrukturyzowane szkolenia prowadzone przez trenerów-ochotników, dzięki czemu mamy pewność, że przekazujemy powtarzalny jakościowo komplet informacji. Nowe osoby poznają też Jara, naszego CEO i założyciela Future Processing. Nie chcemy dopuścić do sytuacji, w której najwyższa kadra kierownicza będzie anonimowa dla pracowników – oddalona, zamknięta w gabinetach ze złotymi klamkami. Wolimy mówić sobie na „ty”.

Oczywiście ze strony nowego pracownika także oczekujemy aktywności. Naszą tradycją jest mailowe przedstawianie siebie na forum (teraz już ponad 850 pracowników), pokazywanie swojej twarzy, osobowości i… przynoszenie (najlepiej własnoręcznie upieczonego) ciasta. Nowe osoby zachęcamy też, aby wzięły udział w grze internetowej przygotowanej przez jeden z naszych zespołów developerskich. Zawarte w niej zadania zostały tak pomyślane, aby zaprowadzić gracza we właściwie każde „miejsce” w firmie: od biblioteki, przez działy wsparcia, po sekcje zainteresowań czy moduły socialmediowe. Po ich ukończeniu czeka oczywiście nagroda.

Oprócz tego każdy nowy pracownik zostaje powitany przez zespół, do którego trafia. Czeka na niego gotowe stanowisko pracy, welcome pack z przepysznymi czekoladkami „Zjedz sobie Future Processing” i na pewno mnóstwo śmiechu. W tych pierwszych dniach wdrażania szczególny nacisk kładziemy na integrację, na którą mamy specjalnie przeznaczony budżet. Zespoły mogą wydatkować go na zrobienie grilla na terenie firmy, wspólny wypad na miasto, wyjazd survivalowy czy inne sposoby spędzania czasu charakterystyczne dla ich tożsamości.

Jak kandydaci i pracownicy reagują na takie sposoby wdrożenia do pracy?

Anna Gębala:
Zależy nam na tym, by już na etapie rekrutacji traktować nowe osoby zgodnie z naszą kulturą organizacyjną, a więc budować relacje po partnersku (kandydaci korzystają np. z portalu rekrutacyjnego, na którym sami wskazują dogodne dla siebie terminy spotkań). Każdy doskonale wie, że zmiana czy rozpoczęcie pracy są związane ze stresem, poczuciem niepewności – i na zredukowaniu tych negatywnych emocji bardzo nam zależy. Jeszcze przed oficjalnym startem nowa osoba otrzymuje dokument, w którym opisane jest kim jesteśmy, jak pracujemy oraz czego można się spodziewać podczas pierwszego dnia, tygodnia i miesiąca pracy. Jest on bardzo dobrze oceniany w badaniach ankietowych, które regularnie prowadzimy (5,39 w skali 1-6).

Nowi pracownicy są zazwyczaj pozytywnie zaskoczeni naszym onboardingiem, wskazują, że znacznie zmniejsza on barierę wejścia do organizacji i rzeczywiście eliminuje większość czynników, które potencjalnie mogą utrudniać pracę w pierwszym okresie – także na tym wysokim poziomie związanym z bardzo ważną dla nas kulturą organizacyjną.

Takie nietypowe działania wymagają sporego nakładu energii i kosztów. W jaki sposób mierzycie ich skuteczność?

Anna Gębala:
Każdy z etapów onboardingu podlega ocenie (w postaci krótkiej ankiety oraz poprzez coroczne, duże badania) i ten feedback jest bardzo pozytywny.

Możemy pochwalić się również znacznie mniejszym od rynkowego wskaźnikiem rotacji dobrowolnej oraz przekraczającym benchmark High Performance wynikiem w badaniach efektywności.

Dużą rolę w Waszej komunikacji wewnętrznej odgrywa intranet. Na czym polega jego funkcjonalność i co dzięki niemu mogą zyskać pracownicy?

Anna Gębala:
Nasz intranet (My Future) jest tak naprawdę miejscem, w którym dzięki technologii możemy się wszyscy spotkać i pogadać. Każdy znajdzie w nim bieżące informacje, ma możliwość wyrażenia swojej opinii, zadawania pytań, podzielenia się interesującym linkiem, wrzucenia zdjęcia, zgłoszenia usprawnień, wreszcie – może zapoznać się z kondycją firmy: z wynikami finansowymi czy aktualnym wskaźnikiem satysfakcji. Oprócz oficjalnego bloga firmowego w intranecie działa szereg blogów prywatnych czy zespołowych. Każdy ma do dyspozycji swoją przestrzeń – z tej możliwości korzystają zarówno członkowie zespołów projektowych, jak i zarząd czy managerowie. Naszą komunikację wewnętrzną cechuje duża otwartość, nie prowadzimy cenzury i nie boimy się konfrontowania różnych punktów widzenia.

Poza aspektem socialmediowym intranet agreguje także wszystkie organizacyjne informacje. Przy użyciu wyszukiwarki czy za pomocą określonych tagów da się łatwo dotrzeć do poszukiwanych wiadomości. Ponieważ rozwój jest jedną z naszych najważniejszych firmowych wartości, My Future wspiera także wymianę wiedzy – zarówno poprzez dedykowane moduły, jak i zwykłe współdzielenie plików.

Zależało nam, aby intranet był w pewnym sensie empatyczny, aby korzystanie z tego narzędzia odpowiadało na realne potrzeby użytkowników, dlatego zaprojektowaliśmy je wspólnie. Jego funkcjonalność ułatwia codzienną pracę, ogranicza papierologię – za pomocą jednego kliknięcia można zamówić obiad, wizytówki czy delegację, zarezerwować grę planszową, książkę, zgłosić L4 bądź urlop, poinformować dowolny dział o swojej sprawie. Wolimy, by nasi pracownicy zamiast marnować czas na bieganie po firmie z setką różnych druków, spędzili go na budowaniu relacji z innymi.

W Waszej firmie stworzone zostało nietypowe stanowisko – Fun manager. Jaka jest jego rola i czym się dokładnie zajmuje?

Anna Gębala:
Fun manager to osoba pracująca w dziale Culture, którego celem jest wspieranie i budowanie kultury organizacyjnej. Zdajemy sobie sprawę, że oprócz zdolności do pisania skomplikowanych algorytmów i wyłapywania bugów, jesteśmy po prostu ludźmi z różnymi pasjami i jako organizacja chcemy towarzyszyć naszym pracownikom w rozwoju także tych obszarów. Fun manager koordynuje sekcje zainteresowań, organizuje imprezy integracyjne dla poszczególnych zespołów, eventy ogólnofirmowe, dodatkowo zajmuje się benefitami, z których korzystają pracownicy zatrudnieni w firmie. Dba o to, by nasze środowisko pracy było po prostu przyjazne, ludzkie.

Za Wami trudne zadanie – rekrutacja inżynierów do projektu związanego z medycyną. Jakich pracowników wtedy szukaliście?

Patrycja Dobrowolska, Marketing & Employer Branding Manager:
Nasz zespół stanął przed ogromnym wyzwaniem – wspólnie z Instytutem Onkologii w Gliwicach podjęliśmy się realizacji projektu badawczo-rozwojowego ECONIB (ang. Enhancing the diagnostic efficiency of dynamic Contrast-enhanced imaging in personalised Oncology by extracting New and Improved Biomarkers), który ma na celu zwiększenie skuteczności diagnostyki i leczenia nowotworów. W tym celu musieliśmy stworzyć zespół, w skład którego mieli wejść inżynierowie z wąskimi kompetencjami w zakresie obrazowania medycznego, a zarazem pasjonaci, którzy chcą pomagać ludziom i zmieniać świat na lepsze. Grupą docelową okazali się doktoranci i pracownicy naukowi, którzy oprócz kompetencji technicznych posiadali również wiedzę z zakresu statystyki i algorytmiki.

Jak udało wyłonić się wam odpowiednich specjalistów?

Patrycja Dobrowolska:
By dotrzeć do tak wymagających odbiorców, stworzyliśmy wideo rekrutacyjne, które w lekki i przystępny sposób przybliżyło tematykę projektu, podkreślając jednocześnie znaczenie IT w medycynie i dobroczynny wpływ technologii na człowieka. Wykorzystaliśmy rozpoznawalny i zapadający w pamięć motyw nawiązujący do słynnego obrazu „Lekcja anatomii doktora Tulpa” Rembrandta, a w przedsięwzięcie zaangażowaliśmy inżynierów pracujących w FP. Co ważne – materiał nie był kierowany wyłącznie do potencjalnych pracowników, ale też do tych obecnych. Zależało nam, by wideo wzmocniło w naszym zespole poczucie przynależności i dumy z bycia częścią FP. Film Future Healthcare, będący częścią kampanii Better Future, sprawił, że zyskaliśmy nowych ambasadorów marki, w FP wzrósł wskaźnik szczęśliwości, w ciągu 4 miesięcy spłynęło 61 CV, zatrudniliśmy 15 osób, a z rekrutacji wewnętrznej do projektu ECONIB zgłosiło się 28 (!) osób.

W opisie Waszej firmy na Facebooku czytamy: „Wspólnie idziemy do przodu nie zamykając się na utarte schematy”. Widoczne jest to m.in. w rekrutacji do Waszej firmy, która wybija się na tle innych pracodawców. Czym dokładnie się wyróżnia?

Patrycja Dobrowolska:
Od samego początku kontakt z kandydatem budujemy w oparciu o nasze firmowe wartości: zwracamy się do siebie na „ty”, stawiamy na relacje i budowanie dojrzałej, partnerskiej współpracy. Wiemy, że dla kandydatów biorących udział w rekrutacji ważny jest czas oraz elastyczność, dlatego staramy się odpowiadać na aplikacje w ciągu 48h. Pierwszym etapem rekrutacji jest zadanie domowe – kandydat wskazuje dogodny dla siebie termin, w którym będzie mógł przystąpić do jego realizacji. Każda osoba, która odeśle nam wykonane zadanie, otrzyma od nas informację zwrotną wraz z komentarzami naszych ekspertów.

Kandydat decyduje również o tym, kiedy się z nami spotka. Zależy nam na spotkaniu w biurze, ale istnieje również opcja przeprowadzenia spotkania przez komunikator Skype. Wchodząc na naszą zakładkę kariera, kandydaci mogą poznać nasze rekruterki jeszcze przed rozmową rekrutacyjną. Na spotkaniach dbamy o przyjazną atmosferę (mamy kawę i ciasteczka z wróżbą). Informację o wyniku rekrutacji, zarówno tę pozytywną, jak i negatywną, przekazujemy telefonicznie, do 2 tygodni po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

Działamy w wysoce konkurencyjnej branży, gdzie poprzeczka ustawiona jest dość wysoko. Odbiorcami naszych działań często są osoby posiadające rzadkie na rynku umiejętności. Naszym zadaniem jest dotrzeć do tej wymagającej i wąskiej grupy docelowej oraz pozyskać idealnego kandydata, stąd m.in. wzięła się nasza kampania Better Future.

Kto odpowiada za te niestandardowe działania w firmie? To rola działu HR, marketingu, zarządu czy wspólna praca wszystkich tych działów?

Patrycja Dobrowolska:
Od początku istnienia chcieliśmy, aby Future Processing było miejscem, w którym pracuje zintegrowany i zmotywowany zespół. Stawiamy na filozofię i unikalną kulturę organizacyjną zorientowaną na rozwój i satysfakcję pracowników, bo to właśnie szczęśliwy zespół stanowi o sukcesie firmy. Na co dzień podejmujemy szereg działań mających na celu zbudowanie silnej marki pracodawcy, która przyciągnie nowych pracowników, a także zmotywuje i utrzyma tych obecnych. To złożone procesy, za które odpowiada u nas kilka działów, m.in.: Marketing, Employer Branding, Rekrutacja i wspomniany wcześniej zespół Culture.

To, co dodatkowo zwiększa atrakcyjność firmy w oczach pracowników, to możliwość stania się ekspertem w swojej dziedzinie. Dlatego stworzyliśmy własną jednostkę szkoleniową — FP Academy, która dba o rozwój naszych kompetencji i kwalifikacji zawodowych. Dzięki tej komórce możemy zdobywać certyfikaty oraz uczestniczyć w konferencjach i szkoleniach prowadzonych zarówno przez trenerów wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

To dzięki współpracy wszystkich działów w FP nie boimy się podejmować wyzwań i odnosimy sukcesy.

Future Processing istnieje 17 lat i właściwie od początku cechuje się niestandardowymi działaniami marketingowymi i rekrutacyjnymi. Jak z perspektywy czasu zmieniła się Wasza komunikacja?

Patrycja Dobrowolska:
Jesteśmy firmą technologiczną, która została założona przez grupkę przyjaciół, a dzisiaj zatrudnia ponad 850 ludzi. Ze start-upu przerodziliśmy się w organizację realizującą dziesiątki projektów dla klientów na całym świecie i w różnych branżach. W ciągu tych 17 lat wiele się nauczyliśmy i dojrzeliśmy biznesowo adekwatnie do rosnącej skali firmy. Nadal jednak najważniejsi są dla nas ludzie. Nasze motto to „Great software because we put People first” i na tym właśnie opieramy naszą komunikację. Misją Future Processing jest zmienianie świata na lepsze i bycie społecznie odpowiedzialnym poprzez dostarczanie zaawansowanych technologicznie rozwiązań poprawiających komfort życia, zwiększających bezpieczeństwo mieszkańców miast, czy zapobiegających marnowaniu wody i żywności. Zależy nam, by pokazać, że FP jest nie tylko miejscem, gdzie dobrze się pracuje, gdzie panuje przyjazna i twórcza atmosfera, ale również, że jesteśmy ekspertami gotowymi podjąć się złożonych wyzwań technologicznych.

Firma Future Processing została laureatem konkursu „Siła Przyciągania” zdobywając nagrodę główną w kategorii „Najlepszy program wdrożenia nowego pracownika”. Zgłoszenia do tegorocznej edycji przyjmowane są do 8 października. Udział w konkursie jest bezpłatny. Zapraszamy na http://silaprzyciagania.pl/.

blog_better_future_1

Tagi : , , , ,